Weiherweg 6
4153 Reinach, Schweiz
Telefon: +41 (0)61 713 0680
E-Mail: vasb@ubfnat.pu
In den 6 Modulen – Kunden, Zugänge, Abgänge, Behältnisse, Standorte, Administration – speichern Sie die für Ihr Archivgut relevanten Informationen.
Die Module lassen sich individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen.
Mit dem Modul Kunden verwalten Sie die spezifischen Angaben zu Ihren Kunden sowie die Koordinaten Ihrer Ansprechpartner.
Bei Firmenarchiven gelten als Kunden interne Abteilungen, die Archivgut an das betriebseigene Archiv zur Aufbewahrung abgeben. Bei Auftragsarchiven sind Kunden Unternehmen, Organisationen oder Verwaltungen, die Ihnen Archivgut zur Lagerung übergeben.
Nur registrierte Ansprechpartner sind befugt, Archivgut an das Archiv abzugeben oder von diesem zurückzufordern.
Mit dem Modul Zugänge können Sie die Übergabe von Behältnissen vom Kunden an das Archiv planen und durchführen.
Für jeden Zugang wird festgelegt, welche Personen bei der Planung und Durchführung beteiligt sind und wann und wo die Übergabe stattfindet.
Jeder Zugang durchläuft die Arbeitsschritte „Eingegangen“, „Bestätigt“, „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“. Nach Abschluss des Zugangs wird ein Übergabeprotokoll erstellt und von beiden Parteien unterschrieben.
Sollen Behältnisse zwecks Rückgriff oder Kassation an den Kunden zurück, können Sie dies mit dem Modul Abgänge planen und durchführen.
Rüstlisten ermöglichen es, das bestellte Material in kürzester Zeit im Magazin zu lokalisieren und für die Rückgabe bereitzustellen.
Jeder Abgang durchläuft die Arbeitsschritte „Eingegangen“, „Bestätigt“, „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“. Nach Abschluss des Abgangs wird ein Übergabeprotokoll erstellt und von beiden Parteien unterschrieben.
Mit dem Modul Behältnisse verwalten Sie das von den Kunden an das Archiv abgegebene Archivgut.
Auf jedes Behältnis wird eine Etikette mit einem systemweit eindeutigen Barcode aufgeklebt, bevor es im System erfasst wird. Etiketten müssen vor der ersten Verwendung nicht registriert oder freigeschaltet werden. Dadurch können Sie Etiketten in beliebiger Menge vorproduzieren und an Ihre Kunden abgeben.
Archivum unterstützt das Verpacken von Behältnissen ineinander. Beispielsweise können Akten in Ordner, Ordner in Schachteln und Schachteln auf Paletten verpackt werden.
Mit dem Modul Standorte verwalten Sie die einzelnen Standorte der archivierten Behältnisse.
Archivum unterstützt das Prinzip der dynamischen (chaotischen) Lagerhaltung. Behältnisse müssen nicht nach alphabetischen oder chronologischen Gesichtspunkten abgelegt werden, sondern ganz einfach dort, wo noch freier Platz zur Verfügung steht. Jeder Standort wird dabei anhand eines eindeutigen Barcodes identifiziert.
Legen Sie in den Systemeinstellungen fest, welche Arten von Standorten (Lagerplätze, Regale, Aktenschränke usw.) das Archiv benutzen kann.
Mit dem Modul Administration können Sie grundlegende Einstellungen für den Systembetrieb vornehmen.
Die rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) ermöglicht die Vergabe von Rechten auf Benutzergruppen des Active Directorys. Den Benutzergruppen können Rechte (Erstellen, Lesen, Aktualisieren, Löschen, Ausführen) für den Zugriff auf die einzelnen Applikationsobjekte erteilt werden.
Kundenspezifische Berichte können sehr einfach in Archivum integriert werden. Dabei können Sie individuell festlegen, welche Benutzergruppen die Berichte einsehen dürfen.
